KÜTAHYA TEKNİK BİLİMLER MESLEK YÜKSEKOKULU

YÖNETİM SİSTEMİ ALT ÇALIŞMA GRUBU

TOPLANTI TUTANAĞI

GÜNDEM MADDELERİ:

1. Açılış konuşması ve yoklama
2. Gündem maddelerinin okunarak ilave edilecek husus varsa gündeme madde olarak alınması,
3. Komisyon raportörünün belirlenmesi,
4. Yönetim Sistemi Alt Çalışma Grubunun görev tanımı üzerine görüşme
5. Komisyon Üyelerinin görev dağılımları üzerine görüşme,

-KTBMYO’nun yönetsel ve idari yapılanma şemasının çizimi ve akademik personelin görev tanımlarının belirlenmesi,

-İdari personelin görev tanımlarının belirlenmesi,

-Birim içi öğrenci temelli süreçlerin, bilgi ve belgelerin mevcut durumlarının belirlenip güncellenmesi,

-Mevcut akademik (YOKSİS Özgeçmiş) ve idari (Özgeçmiş) insan kaynağının nitelik ve nicelik özelliklerinin belirlenip bölüm bazında eksiklerin saptanması,

- KTBMYO mevcut taşınır taşınmaz kaynakların ve ihtiyacın belirlenmesi,

-Mevcut staj sürecinin tanımlanıp, güncellenmesi,

1. Bir sonraki toplantının gündem maddelerinin ve tarihinin belirlenmesi,
2. Dilek ve temenniler.

Yönetim Sistemi Çalışma Grubu Görev Tanımı

1-Bütünleşik ve kalite odaklı bir yönetim sisteminin KTBMYO genelinde kurulabilmesi için stratejilerin geliştirilmesi,

2-Kütahya Teknik Bilimler Meslek Yüksekokulu yönetim sistemini (insan kaynakları, taşınır, taşınmaz kaynaklar yönetimi vb.) değerlendirmeye yönelik hazırlanmış performans göstergelerinin gözden geçirilmesi,

3-Performans göstergeleri ve Kütahya Teknik Bilimler Meslek Yüksekokulu Kalite Yönetim Sistemi diğer alt çalışma gruplarından derlenen iç değerlendirme raporları doğrultusunda Birim Kalite Komisyonunda görüşülmek üzere kurum iç değerlendirme raporunun yönetim sistemi ile ilgili bölümünün kaleme alınması,

4-Birim akademik, idari personeli ve öğrenci ile ilgili iş ve işlem süreçlerinin ve belgelerin tanımlanması, akışların oluşturulması ve güncellenmesi.

KARARLAR:

1- Yönetim Sistemi Alt Çalışma Grubu Koordinatörü Öğr.Gör. Akif YILMAZ tarafından “Yönetim Sistemi Alt Çalışma Grubu Bilgilendirme Toplantısı” açılış konuşması ve yoklama yapıldı.

2- Toplantı gündem maddeleri okundu. Gündem maddeleri olduğu gibi kabul edildi.

3- Yönetim Sistemi Alt Çalışma Grup Raportörlüğünün Yüksekokul Sekreteri Hüseyin MERMERKAYA tarafından yürütülmesinin uygunluğuna karar verildi.

4- Yönetim Sistemi Alt Çalışma Grubunun görev tanımlarının aşağıdaki şekliyle kabulüne karar verildi.

Yönetim Sistemi Çalışma Grubu Görev Tanımı

• Bütünleşik ve kalite odaklı bir yönetim sisteminin Kütahya Teknik Bilimler Meslek Yüksekokulu genelinde kurulabilmesi için stratejilerin geliştirilmesi,
• Kütahya Teknik Bilimler Meslek Yüksekokulu yönetim sistemini (insan kaynakları, taşınır, taşınmaz kaynaklar yönetimi vb.) değerlendirmeye yönelik hazırlanmış performans göstergelerinin gözden geçirilmesi,
• Performans göstergeleri ve Kütahya Teknik Bilimler Meslek Yüksekokulu Kalite Yönetim Sistemi diğer alt çalışma gruplarından derlenen iç değerlendirme raporları doğrultusunda Birim Kalite Komisyonunda görüşülmek üzere kurum iç değerlendirme raporunun yönetim sistemi ile ilgili bölümünün kaleme alınması,
• Birim akademik, idari personeli ve öğrenci ile ilgili iş ve işlem süreçlerinin ve belgelerin tanımlanması, akışların oluşturulması ve güncellenmesi.

5- Yönetim Sistemi Alt Çalışma Grubunun içerisinde Faaliyet planı görev dağılımının aşağıdaki şekliyle kabulüne karar verildi.

   Yönetim Sistemi Alt Çalışma Grubu Faaliyet Planı

-KTBMYO’nun yönetsel ve idari yapılanma şemasının çizimi, akademik personelin görev tanımlarının belirlenmesi ve bir sonraki toplantıda yapılan hazırlıkların rapor edilmesi üzerine, Öğr.Gör. Akif YILMAZ ve Öğr.Gör. Yılmaz ESENBOĞA’nın görevlendirilmesine,

-KTBMYO İdari personelinin görev tanımlarının belirlenmesi ve bir sonraki toplantıda yapılan hazırlıkların rapor edilmesi üzerine Yüksekokul Sekreteri Hüseyin MERMERKAYA’nın görevlendirilmesine,

-Birim içi öğrenci temelli süreçlerin, bilgi ve belgelerin mevcut durumlarının belirlenip güncellenmesi ve bir sonraki toplantıda yapılan hazırlıkların rapor edilmesi üzerine Öğr.Gör. Ali Rıza EBEOĞLU ve Öğr.Gör. Serkan AKAN’ın görevlendirilmesine,

- KTBMYO’ da görev yapan akademik ve idari personelin özgeçmiş taslak formunun hazırlanması sonraki toplantıda yapılan hazırlıkların rapor edilmesi üzerine Öğr.Gör. Sadettin TOPÇU’un görevlendirilmesine,

- KTBMYO mevcut taşınır taşınmaz kaynak ihtiyaçlarının belirlenmesi ve bir sonraki toplantıda yapılan hazırlıkların rapor edilmesi üzerine Yüksekokul Sekreteri Hüseyin MERMERKAYA’nın görevlendirilmesine,

-Mevcut staj sürecinin tanımlanıp, güncellenmesi ve bir sonraki toplantıda yapılan hazırlıkların rapor edilmesi üzerine Öğr.Gör. Sadettin TOPÇU ve Yüksekokul Sekreteri Hüseyin MERMERKAYA’nın görevlendirilmesine oy çokluğu ile karar verilmiştir.

-Bir sonraki toplantının 30 Ocak 2020 tarihinde Saat 14:00’da KTBMYO Toplantı odasında yapılmasına ve gündem maddelerinin aşağıdaki şekilde olmasına karar verilmiştir.